Czym jest biała lista i skąd wiadomo, że rachunek jest na niej
Co zawiera Wykaz podatników VAT
Wykaz podatników VAT, potocznie biała lista, to jawny rejestr oparty na art. 96b ustawy o VAT. Dla każdego podmiotu pokazuje status VAT (czynny, zwolniony albo niezarejestrowany) oraz numery rachunków bankowych, które podatnik zgłosił jako rachunki rozliczeniowe firmy. Dane są aktualizowane w dni robocze, więc sprawdzenie ma sens tuż przed przelewem, a nie raz na kwartał.
Samo to, że konto istnieje w wykazie, nie wystarcza. Sprawdzasz, czy rachunek jest przypisany do NIP podmiotu, któremu płacisz. Rachunek innej firmy z wykazu nie chroni Cię przed konsekwencjami, bo przepisy pytają o rachunek wskazany dla Twojego dostawcy.
Jak wykonać sprawdzenie krok po kroku
Cztery czynności przed przelewem
Procedura jest krótka i powtarzalna:
- weź NIP i numer rachunku wprost z faktury albo umowy, nie z maila z prośbą o zmianę konta,
- wpisz oba dane w wyszukiwarce wykazu albo w narzędziu, które z niego korzysta,
- sprawdź, czy wynik potwierdza, że rachunek należy do podmiotu o tym NIP,
- zapisz potwierdzenie z datą i godziną sprawdzenia.
Co robić, gdy konta nie ma w wykazie
Najpierw poproś kontrahenta o potwierdzenie rachunku i o zgłoszenie go do wykazu. Dopóki rachunek się nie pojawi, wstrzymaj płatność powyżej 15 000 zł albo zapłać z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności, który ogranicza skutki opisane w następnym punkcie.
Co grozi za przelew poza wykazem
Koszt podatkowy i solidarna odpowiedzialność
Płatność przekraczająca 15 000 zł na rachunek spoza wykazu ma dwa skutki. Po pierwsze, zgodnie z art. 22p ustawy o PIT i art. 15d ustawy o CIT, kwota ponad próg nie stanowi kosztu uzyskania przychodu. Po drugie, na mocy art. 117ba Ordynacji podatkowej nabywca odpowiada solidarnie z dostawcą za zaległość w VAT wynikającą z tej faktury. Przepisy przewidują możliwość uniknięcia tych skutków, między innymi przez zawiadomienie urzędu w ustawowym terminie albo przez użycie podzielonej płatności.
W razie kontroli liczy się to, że sprawdziłeś rachunek w dniu przelewu. Dlatego warto archiwizować potwierdzenie przy każdej płatności, a nie tylko przy pierwszej fakturze od danego dostawcy.
Jak robić to przy dużej liczbie przelewów
Sprawdzanie całej listy zamiast pojedynczych kont
Gdy płacisz kilkudziesięciu dostawcom, ręczne wyszukiwanie każdego konta zajmuje godziny i łatwo o pomyłkę w jednej cyfrze. Kontrolujemy pozwala wgrać plik CSV albo XLSX z kontrahentami i rachunkami, sprawdza je w wykazie i oznacza te, które nie przechodzą weryfikacji. Dla każdej pozycji możesz pobrać PDF do akt.
Monitoring zmian po sprawdzeniu
Rachunek poprawny dziś może zniknąć z wykazu jutro, a status VAT kontrahenta może się zmienić. Codzienny monitoring listy kontrahentów wysyła alert e-mail, gdy coś się zmienia, więc dowiadujesz się przed kolejnym przelewem.
Warto też pamiętać o rytmie sprawdzania. Wykaz zmienia się w dni robocze, więc sprawdzenie sprzed tygodnia nie mówi nic o dzisiejszym stanie. Najlepiej wykonać je w dniu przelewu albo dzień wcześniej, a przy płatnościach cyklicznych powtarzać przed każdą transzą. Jeśli płacisz z kilku rachunków firmowych, zapisuj także, z którego konta wyszła płatność, bo wtedy cały ślad decyzji jest w jednym miejscu.
Częsty błąd to sprawdzanie tylko statusu VAT bez numeru rachunku. Kontrahent może być czynnym podatnikiem, a mimo to prosić o płatność na konto, którego nie zgłosił. Drugi błąd to kopiowanie numeru z wiadomości, w której ktoś zmienił dane do przelewu. Trzeci to założenie, że zagraniczny rachunek w IBAN jest zawsze poza wykazem, a nie sprawdzenie, czy dostawca zgłosił konto prowadzone w Polsce. Procedura pozbawiona tych błędów sprowadza się do trzech pytań: czyj to NIP, jaki to rachunek i czy wykaz je łączy.
Zacznij sprawdzać
Wypróbuj na własnym kontrahencie
Wpisz NIP i numer rachunku w demo na stronie głównej, a wynik zobaczysz od razu, bez rejestracji. Jeśli sprawdzasz rachunki regularnie, zobacz sprawdzanie rachunku na białej liście dla całej listy przelewów, a o różnych sposobach weryfikacji przeczytasz w artykule jak sprawdzić kontrahenta w czterech krokach. Plany i limity znajdziesz w cenniku.