Weryfikacja kontrahenta jako procedura działu finansów
Weryfikacja kontrahenta w firmie to powtarzalna procedura sprawdzania podmiotu przed umową i przed każdą płatnością. Kontrolujemy daje działowi finansów jedno narzędzie: sprawdzenie statusu VAT, rachunku z wykazu, KRS i VIES, ocenę ryzyka, PDF do akt oraz codzienny monitoring listy kontrahentów z alertem e-mail. Procedura chroni przed ryzykiem podatkowym przy płatnościach powyżej 15 000 zł.
Procedura krok po kroku
Rejestr kontrahentów
Zaczynasz od listy firm, którym płacisz. Wgrywasz plik CSV lub XLSX z NIP i opcjonalnie rachunkami. System sprawdza każdą pozycję, a wynik zapisuje przy firmie. Nowy kontrahent trafia do listy jednym kliknięciem po sprawdzeniu w sprawdzeniu kontrahenta.
Kontrola przed płatnością
Przed przelewem księgowa lub specjalista ds. płatności sprawdza rachunek. Raport mówi, czy numer jest w wykazie, jaki jest status VAT i jaka jest ocena ryzyka. Zielony wynik oznacza, że można płacić. Żółty i czerwony wymagają wyjaśnienia. Zasady kontroli numerów kont opisuje strona o białej liście rachunków.
Dowód w aktach
PDF z datą, godziną i identyfikatorem zapytania dołączasz do dokumentów płatności. W razie kontroli skarbowej lub audytu pokazujesz, że sprawdzenie odbyło się przed przelewem, a nie po fakcie.
Ryzyko podatkowe
Płatność powyżej 15 000 zł
Art. 22p ustawy o PIT i art. 15d ustawy o CIT łączą się z kwotą 15 000 zł i mechanizmem podzielonej płatności. Płatność na rachunek spoza wykazu może prowadzić do utraty ochrony przed odpowiedzialnością i do problemów z zaliczeniem wydatku w koszty. Z kolei art. 117ba Ordynacji podatkowej wskazuje podstawę solidarnej odpowiedzialności za zaległości kontrahenta.
Czego nie obiecujemy
Kontrolujemy nie zastępuje doradcy podatkowego i nie ocenia zdolności finansowej kontrahenta. Dostarcza udokumentowany wynik z publicznych rejestrów oraz alert, gdy sytuacja się zmienia. Nie jesteśmy biurem informacji gospodarczej i nie przechowujemy danych o zadłużeniu.
Wczesne ostrzeżenie
Codzienny monitoring wyłapuje wykreślenie z VAT, zmianę rachunku, likwidację i upadłość. Alert dostajesz e-mailem, więc możesz wstrzymać płatność, zanim przelew opuści konto. Dla spółek szczegóły zmian opisuje monitoring KRS, a ich dane raport KRS.
Zespół i organizacja
Role i dziennik zdarzeń
W planie Biuro i wyższych przypisujesz role i uprawnienia, a dziennik zdarzeń pokazuje, kto sprawdzał kontrahenta, kto dodał go do listy i kto potwierdził alert. To ułatwia audyt wewnętrzny i podział obowiązków między księgowość a płatności.
API i webhooki
Jeśli system finansowy ma sprawdzać kontrahentów automatycznie, plany Biuro i wyższe udostępniają API oraz webhooki. Wynik trafia do Twojego procesu płatności bez ręcznego przepisywania.
Wiele podmiotów i SSO
Grupa kapitałowa z wieloma użytkownikami wybiera plan Korporacja z logowaniem jednokrotnym SSO. Warunki dla dużych organizacji ustalamy mailowo pod [email protected]. Jeśli obsługuje Was biuro rachunkowe, zobacz stronę dla biur rachunkowych, a do szerszego wywiadu użyj wywiadowni gospodarczej lub sprawdzenia wiarygodności firmy.
FAQ
Jak zacząć weryfikację kontrahentów w firmie
Wpisz NIP w demo i zobacz wynik. Następnie załóż konto, wgraj listę kontrahentów i włącz alerty. Cała procedura działa bez wdrożenia i bez instalacji.
Który plan wybrać dla działu finansów
Plan Firma obejmuje 100 kontrahentów w monitoringu i jednego użytkownika. Plan Biuro to 2 000 kontrahentów, dziesięć kont użytkowników, role, dziennik zdarzeń oraz API. Pełne limity są w cenniku, a ceny podajemy netto plus 23 procent VAT.
Czy sprawdzenie zastępuje obowiązki podatnika
Nie. Daje dowód należytej staranności i ostrzega o zmianach, ale decyzje podatkowe pozostają po stronie firmy i jej doradców.
Sprawdź kontrahentaSprawdź pierwszego kontrahenta teraz
Wpisz NIP i zobacz status VAT, rachunek z białej listy, KRS i VIES w jednym wyniku. Od razu i bez rejestracji.