Polityka prywatności serwisu Kontrolujemy

Administrator i kontakt

Kto jest administratorem danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest administrator serwisu kontrolujemy.pl. We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych napisz na adres [email protected]. Odpowiadamy na wiadomości i realizujemy Twoje prawa bez zbędnej zwłoki.

Jakie dane przetwarzamy

Dane konta

Przy zakładaniu konta przetwarzamy adres e-mail, kod potwierdzający i czas jego wysłania oraz czas potwierdzenia. Po założeniu konta przetwarzamy też dane, które sam podajesz: nazwę firmy, numer NIP firmy i dane do faktury, a w planach wielu użytkowników adresy e-mail zaproszonych osób.

Dane wprowadzane do sprawdzeń

Przetwarzamy numery NIP i rachunków bankowych kontrahentów, które wpisujesz w sprawdzeniu lub wgrywasz w pliku CSV i XLSX, wyniki sprawdzeń, pliki PDF i historię zmian. Dane o kontrahentach pochodzą z publicznych rejestrów: z Wykazu podatników VAT prowadzonego przez Ministerstwo Finansów, z Krajowego Rejestru Sądowego i z systemu VIES. Zakres danych osobowych w tych wynikach jest ograniczony do informacji jawnych, na przykład nazwisk osób w zarządzie spółki lub nazwiska przedsiębiorcy prowadzącego jednoosobową działalność.

Dane techniczne

Zapisujemy adres IP, rodzaj przeglądarki, adres strony, z której przychodzisz, oraz parametry linków kampanii. Służą nam do bezpieczeństwa, ograniczania nadużyć i zrozumienia, skąd przychodzą zapisy.

Pliki cookies i podobne technologie

Serwis używa wyłącznie plików niezbędnych do działania, takich jak sesja logowania i zabezpieczenie formularzy. Nie stosujemy reklamowych plików cookies, dlatego nie wyświetlamy banera cookies.

Cele, podstawy i okres przetwarzania

Po co i na jakiej podstawie przetwarzamy dane

• założenie konta, potwierdzenie adresu e-mail i świadczenie usługi: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem)
• sprawdzanie kontrahentów, monitoring i alerty e-mail: art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora i Użytkownika w ocenie wiarygodności kontrahentów na podstawie jawnych rejestrów)
• rozliczenia, faktury i księgowość: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny)
• bezpieczeństwo serwisu, ograniczanie nadużyć i statystyki zapisów: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora)
• ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń: art. 6 ust. 1 lit. f RODO
• wiadomości o nowych krokach w koncie i o usłudze: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a w przypadku zgody art. 6 ust. 1 lit. a RODO

Jak długo przechowujemy dane

• dane konta i wyniki sprawdzeń przez czas trwania abonamentu, a po jego zakończeniu przez okres potrzebny do pobrania danych, a następnie je usuwamy
• dane rozliczeniowe przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi
• dane potrzebne do obrony roszczeń do czasu ich przedawnienia
• dane techniczne i logi przez okres potrzebny do zapewnienia bezpieczeństwa, nie dłużej niż to konieczne
• adres e-mail zapisany bez założenia konta do czasu wypisania się z wiadomości lub sprzeciwu

Odbiorcy i bezpieczeństwo danych

Komu udostępniamy dane

Dane mogą otrzymywać podmioty, które pomagają nam prowadzić serwis i działają na nasze polecenie, w szczególności dostawcy hostingu, poczty elektronicznej, płatności i księgowości. Dostęp mają tylko w zakresie potrzebnym do wykonania usługi i są związani obowiązkiem poufności. Nie sprzedajemy danych osobowych i nie udostępniamy ich do celów reklamowych.

Gdzie przechowujemy dane

Dane przechowujemy na serwerach w Unii Europejskiej i nie przekazujemy ich poza Europejski Obszar Gospodarczy. Połączenia z serwisem są szyfrowane, a dostęp do danych jest ograniczony do osób, które go potrzebują.

Jak zabezpieczamy dane

Stosujemy szyfrowanie połączeń, logowanie kodem wysyłanym na e-mail, rozdzielenie danych poszczególnych kont oraz w planach Biuro, Korporacja i Enterprise role, uprawnienia i dziennik zdarzeń. Więcej opisujemy na stronie bezpieczeństwa.

Twoje prawa

Jakie prawa Ci przysługują

• dostęp do danych i otrzymanie ich kopii
• sprostowanie danych
• usunięcie danych
• ograniczenie przetwarzania
• przenoszenie danych
• sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie
• cofnięcie zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej cofnięciem
• wniesienie skargi do organu nadzorczego właściwego w sprawach ochrony danych osobowych

Jak skorzystać z praw

Napisz na adres [email protected] i wskaż adres e-mail konta oraz czego dotyczy żądanie. Możemy poprosić o potwierdzenie tożsamości, aby nikt niepowołany nie uzyskał Twoich danych. Wypisać się z wiadomości możesz też linkiem w stopce każdego e-maila.

Zautomatyzowane decyzje

Ocena ryzyka kontrahenta jest wynikiem reguł zastosowanych do danych z rejestrów i ma charakter pomocniczy. Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie na podstawie zautomatyzowanego przetwarzania.

Zmiany polityki

Aktualizacje

Politykę możemy zmieniać, gdy zmienią się przepisy lub funkcje serwisu. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie, a o istotnych zmianach informujemy e-mailem. Zobacz też regulamin i FAQ.