Co potwierdza VIES
Ważność numeru VAT UE
VIES to wyszukiwarka numerów VAT podmiotów zarejestrowanych do transakcji wewnątrzunijnych. Wpisujesz kod kraju i numer, a system zwraca informację, czy numer jest ważny. W części państw widać też nazwę i adres podmiotu, w innych te dane nie są udostępniane.
Dlaczego to ważne w rozliczeniach
Stawka 0 procent przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów wymaga między innymi tego, by nabywca był zarejestrowany jako podatnik VAT UE i podał ważny numer. Brak potwierdzenia w dniu dostawy może zakwestionować preferencyjne rozliczenie, więc zrzut lub PDF z datą sprawdzenia należy do dokumentacji sprzedaży.
Czego VIES nie pokaże
Wypłacalność i reprezentacja
VIES nie mówi, czy firma płaci rachunki, czy jest w upadłości ani kto może ją reprezentować. Te informacje znajdziesz w rejestrach krajowych: handlowym, a w wielu państwach także w rejestrze niewypłacalności. Dostęp i zakres danych różnią się między krajami, a część opłat i języków jest barierą.
Dla firm spoza UE VIES nie działa, a Wielka Brytania po Brexicie nie jest już w systemie, z wyjątkiem Irlandii Północnej. W takim przypadku opierasz się na rejestrze kraju kontrahenta, jego numerach podatkowych i dokumentach, które prosisz o dostarczenie.
Procedura sprawdzenia krok po kroku
Pięć czynności
Praktyczna lista kontrolna przed pierwszą umową:
- poproś o pełną nazwę, adres i numer VAT UE oraz numer rejestrowy,
- sprawdź numer w VIES i zapisz wynik z datą,
- zestaw nazwę i adres z rejestrem handlowym kraju kontrahenta,
- sprawdź, kto jest uprawniony do reprezentacji, i porównaj z osobą podpisującą,
- ustal rachunek bankowy i potwierdź go kanałem niezależnym od maila.
Numer VAT może zostać wyrejestrowany w trakcie współpracy. Przy stałych dostawcach i odbiorcach warto sprawdzać go cyklicznie, nie tylko przy pierwszej transakcji.
Jak pomaga Kontrolujemy
VIES obok rejestrów polskich
W Kontrolujemy sprawdzasz kontrahenta zagranicznego w VIES z tego samego panelu, w którym kontrolujesz polskie firmy w Wykazie VAT i w KRS. Wynik zapisujesz jako PDF do akt, a monitoring wysyła alert e-mail, gdy numer przestaje być ważny.
Przy sprawdzaniu kontrahenta zagranicznego pamiętaj o różnicach językowych i formalnych. Rejestry handlowe w państwach członkowskich są prowadzone w lokalnym języku, a numer rejestrowy i numer VAT często wyglądają inaczej niż w Polsce. Poproś więc o oba numery i sprawdzaj je osobno. Jeśli rejestr jest dostępny tylko w języku kraju, możesz poprosić kontrahenta o aktualny odpis i porównać go z danymi z faktury.
Warto także zadbać o dokumenty po stronie sprzedaży. Przy dostawach wewnątrzwspólnotowych zachowaj wynik sprawdzenia numeru VAT UE razem z fakturą i dokumentami przewozowymi. Dzięki temu kompletną dokumentację masz od razu, bez odtwarzania jej po miesiącach. Kontrahentów zagranicznych dodaj do tej samej listy monitoringu co polskich, żeby jedna kontrola obejmowała wszystkich.
Dobrze jest też ustalić, w jakiej walucie i na jakim rachunku nastąpi rozliczenie. Przelew za granicę na rachunek w IBAN wymaga potwierdzenia, że numer należy do tej firmy, a nie do pośrednika, którego nazwy nie znasz. Zapytaj o nazwę banku i posiadacza rachunku i porównaj ją z nazwą z rejestru handlowego. Rozbieżność jest powodem do dodatkowej rozmowy, a nie do automatycznej rezygnacji ze współpracy.
Zacznij sprawdzać
Sprawdź numer VAT UE
Wypróbuj demo na stronie głównej. Gdy potrzebujesz pełnego obrazu firmy, zobacz sprawdzenie kontrahenta w jednym raporcie albo wywiadownię gospodarczą online. Plany znajdziesz w cenniku.