Skąd brać numer konta do sprawdzenia
Źródło ma znaczenie
Numer rachunku bierz z faktury, umowy albo ze swojej kartoteki, a nie z wiadomości e-mail, która nagle prosi o zmianę konta. Podmiana numeru w korespondencji to znany sposób wyłudzania płatności. Jeśli kontrahent zmienia rachunek, poproś o potwierdzenie innym kanałem, na przykład telefonicznie na numer z umowy.
Do sprawdzenia potrzebujesz dwóch danych: NIP kontrahenta i 26 cyfr numeru rachunku w formacie NRB. Wyszukiwarka wykazu odpowie, czy ten rachunek figuruje przy tym podmiocie.
Jak odczytać wynik
Rachunek jest w wykazie
Możesz zapłacić. Zapisz potwierdzenie z datą sprawdzenia, bo to dowód, że dopełniłeś należytej staranności przy konkretnym przelewie.
Nie oznacza to jeszcze oszustwa. Kontrahent mógł otworzyć nowe konto i nie zgłosić go, albo podać rachunek prywatny. Zanim zapłacisz, poproś o wyjaśnienie i zgłoszenie rachunku, a do tego czasu rozważ wstrzymanie płatności.
Co grozi za przelew poza wykazem
Skutki w podatkach dochodowych
Według art. 22p ustawy o PIT i art. 15d ustawy o CIT kwota płatności przekraczającej 15 000 zł, przekazana na rachunek spoza wykazu, nie jest kosztem uzyskania przychodu. Dotyczy to płatności między przedsiębiorcami. W praktyce oznacza to wyższą podstawę opodatkowania.
Skutki w VAT
Art. 117ba Ordynacji podatkowej wprowadza solidarną odpowiedzialność nabywcy za zaległy VAT dostawcy z faktury, którą zapłacono na rachunek spoza wykazu. Przepisy przewidują sposoby ochrony, między innymi zastosowanie mechanizmu podzielonej płatności. Wysokości ewentualnych zobowiązań nie da się podać ogólnie, bo zależą od faktury i rozliczeń dostawcy.
Jak zorganizować sprawdzanie w firmie
Procedura zamiast pamięci
Skuteczna kontrola to powtarzalna procedura, a nie dobra wola księgowej. Warto ustalić, że każdy przelew powyżej progu przechodzi sprawdzenie rachunku, a potwierdzenie trafia do akt wraz z fakturą. Wtedy audytor i zarząd widzą ślad decyzji.
Pomoc przy większej liczbie płatności
W Kontrolujemy wgrywasz paczkę przelewów jako plik CSV lub XLSX i dostajesz zestawienie, które rachunki przeszły weryfikację. Każdy wynik możesz pobrać jako PDF do akt. Monitoring codziennie pilnuje listy stałych dostawców i wysyła alert e-mail, gdy rachunek znika z wykazu.
Zwróć uwagę na formę numeru. Polski rachunek ma 26 cyfr, często zapisanych z odstępami, a wyszukiwarka wykazu przyjmuje je bez znaków rozdzielających. Literówka w jednej cyfrze daje wynik negatywny, choć rachunek jest poprawny, dlatego przy negatywnym wyniku najpierw porównaj numer znak po znaku z fakturą, a dopiero potem wyciągaj wnioski.
Dobrze mieć też plan na sytuacje graniczne. Jeśli kontrahent twierdzi, że rachunek jest w wykazie, a Ty go tam nie widzisz, poproś o zrzut lub potwierdzenie z jego strony i sprawdź ponownie następnego dnia roboczego. Jeśli płatność jest pilna, rozważ podzieloną płatność. Nie przelewaj całości na konto, którego nie możesz potwierdzić, tylko dlatego, że termin się kończy. Dla zespołu finansowego pomocna jest krótka instrukcja, kto decyduje o wstrzymaniu przelewu i kto kontaktuje się z dostawcą.
Dla biur rachunkowych dobrą praktyką jest rozdział ról. Jedna osoba przygotowuje paczkę przelewów, druga zatwierdza tych kontrahentów, których rachunek nie przeszedł weryfikacji. Dzięki temu decyzja o zapłacie mimo braku rachunku w wykazie nie zapada przypadkiem, a klient dostaje jasny komunikat, jakie dokumenty ma dosłać.
Zacznij sprawdzać
Sprawdź rachunek teraz
Wpisz NIP i numer rachunku w demo na stronie głównej. Szczegóły o masowym sprawdzaniu znajdziesz w opisie sprawdzania rachunku na białej liście, a o weryfikacji całej firmy w stronie sprawdzenie wiarygodności firmy. Plany są w cenniku.