Co zawiera odpis z KRS
Dane podstawowe
Odpis podaje nazwę, formę prawną, numer KRS, NIP i REGON, adres siedziby oraz datę wpisu. Sprawdź, czy dane zgadzają się z tym, co widzisz na fakturze i w umowie. Rozbieżność w nazwie lub adresie warto wyjaśnić przed podpisem.
Rejestr wskazuje osoby uprawnione do działania w imieniu spółki i sposób reprezentacji, na przykład łącznie z drugim członkiem zarządu albo z prokurentem. To ważne, bo umowa podpisana przez osobę bez umocowania może być podważona.
Kapitał i wspólnicy
W spółce z o.o. odpis zawiera wysokość kapitału zakładowego i wykaz wspólników. Niski kapitał przy dużej umowie nie jest błędem, ale jest sygnałem, by poprosić o dodatkowe zabezpieczenie.
Odpis aktualny i pełny
Który wybrać
Odpis aktualny pokazuje stan bieżący, odpis pełny zawiera także historię wpisów. Przed zawarciem umowy zwykle wystarcza aktualny, a przy podejrzeniu, że firma często zmieniała nazwę, siedzibę lub zarząd, sięgnij po pełny.
Spółki składają sprawozdania finansowe do rejestru, a dokumenty te są jawne. Przeczytasz z nich przychody, wynik i zobowiązania, co pomaga ocenić kondycję firmy. Brak złożonych sprawozdań bywa sygnałem ostrzegawczym.
Czego szukać gdzie indziej
Uzupełnienie o inne rejestry
KRS nie pokazuje statusu VAT ani rachunków bankowych. Te dane znajdziesz w Wykazie podatników VAT, który udostępnia Ministerstwo Finansów, a dla kontrahentów z Unii w systemie VIES. Informacje o postępowaniach upadłościowych publikuje Krajowy Rejestr Zadłużonych. Dopiero zestawienie tych źródeł daje pełny obraz.
Odpis opisuje stan na konkretny dzień. Zmiana zarządu, adresu czy kapitału może wejść do rejestru już po Twoim sprawdzeniu, więc przy stałej współpracy kontrola nie powinna być jednorazowa.
Jak robić to szybciej
Raport i monitoring
W Kontrolujemy wpisujesz NIP i dostajesz dane z KRS razem z Wykazem VAT i VIES, a wynik pobierasz jako PDF do akt. Monitoring KRS codziennie pilnuje Twojej listy kontrahentów i wysyła alert e-mail o zmianach, na przykład w zarządzie, siedzibie czy statusie.
Dobry odruch to porównanie osoby, która podpisuje umowę, z reprezentacją z odpisu. Jeśli w rejestrze figuruje reprezentacja łączna, a umowę podpisała jedna osoba, poproś o dodatkowy podpis albo o pełnomocnictwo. Taka kontrola trwa kilka minut, a chroni przed sporem o ważność zobowiązania.
Przy porządkowaniu bazy kontrahentów zacznij od spółek z największymi obrotami i od tych, z którymi umowy zawarto dawno temu. Odpis sprzed kilku lat mówi mało o dzisiejszym stanie, a zmiany zarządu i siedziby w rejestrze zdarzają się częściej, niż zakłada typowa umowa ramowa.
Jeśli prowadzisz sprawdzenie w imieniu klienta, na przykład jako biuro rachunkowe, zapisz zakres: kogo sprawdzałeś, w jakim dniu i które dokumenty z rejestru przejrzałeś. Taki zapis ułatwia powrót do tematu, gdy klient zapyta po czasie, dlaczego umowę z danym podmiotem zawarto na takich warunkach. Przy kontrolach okresowych porównuj nowy odpis z poprzednim i notuj tylko różnice.
Pamiętaj także, że fundacje i stowarzyszenia również figurują w KRS, a ich wpisy mają inny układ niż wpisy spółek. Zamiast kapitału zakładowego zobaczysz cele statutowe i organy. Przy sprawdzaniu takiego podmiotu zwróć uwagę na sposób reprezentacji i na to, czy osoba podpisująca umowę ma do tego prawo.
Zacznij sprawdzać
Sprawdź pierwszą firmę
Wypróbuj demo na stronie głównej, bez rejestracji. Zobacz też raport KRS z zarządem, kapitałem i historią zmian oraz monitoring KRS z alertami. Jeśli chcesz sprawdzać zakres działalności, zajrzyj na stronę sprawdź PKD firmy, a plany porównasz w cenniku.