Co znaczy status w wykazie
Czynny, zwolniony, niezarejestrowany
Wykaz rozróżnia trzy statusy. Podatnik czynny jest zarejestrowany i rozlicza VAT. Podatnik zwolniony korzysta ze zwolnienia podmiotowego albo przedmiotowego, więc nie wystawia faktur z VAT w typowym trybie. Podmiot niezarejestrowany nie figuruje jako podatnik VAT w rejestrze. Dla księgowości każdy z tych statusów oznacza inne konsekwencje przy fakturze.
Wykaz jest publikowany przez Ministerstwo Finansów i odświeżany w dni robocze, a podstawą prawną jest art. 96b ustawy o VAT. Wynik zawsze odnosi się do konkretnej daty, dlatego warto zapisać dzień sprawdzenia razem z NIP.
Kiedy sprawdzać status
Momenty, w których sprawdzenie ma sens
Jednorazowe sprawdzenie przy zakładaniu kartoteki nie wystarcza. Najczęściej sprawdza się kontrahenta w tych sytuacjach:
- przed podpisaniem umowy lub przyjęciem zamówienia,
- przed zaksięgowaniem faktury zakupu z odliczeniem VAT,
- przed każdym większym przelewem, szczególnie powyżej 15 000 zł,
- po sygnale, że kontrahent zmienił konto, nazwę lub adres.
Ryzyko przy odliczeniu VAT
Faktura wystawiona przez podmiot, który nie jest podatnikiem czynnym, może budzić wątpliwości co do prawa do odliczenia. Sprawdzenie statusu w dniu transakcji pokazuje, że podjąłeś rozsądne kroki, i ułatwia obronę stanowiska w razie pytań.
Sprawdzanie jednego NIP i całej listy
Ręczne wyszukiwanie
Dla pojedynczego kontrahenta wystarczy wyszukiwarka wykazu: wpisujesz NIP i odczytujesz status oraz konta. To dobre rozwiązanie, jeśli sprawdzasz kilka firm w miesiącu.
Masowe sprawdzanie plików
Przy kilkudziesięciu czy kilkuset kontrahentach ręczna praca zjada czas. W Kontrolujemy wgrywasz plik CSV lub XLSX z numerami NIP, a system sprawdza statusy i zaznacza podmioty, które nie są czynnymi podatnikami. Wynik możesz zapisać jako PDF do akt albo przejrzeć w panelu.
Monitoring statusu
Codzienna kontrola zamiast kwartalnego przeglądu
Podatnik czynny dziś może zostać wykreślony lub zmienić dane za miesiąc. Monitoring sprawdza Twoją listę codziennie i wysyła alert e-mail, gdy status kontrahenta lub jego rachunki się zmieniają. Dzięki temu zmiana nie wychodzi na jaw dopiero przy kontroli.
Biuro obsługujące wielu klientów prowadzi osobne listy kontrahentów dla każdego z nich. Panel biura pozwala przejrzeć wszystkie statusy w jednym miejscu i wskazać klientowi, który kontrahent wymaga uwagi.
Dobrą praktyką jest rozdzielenie dwóch pytań. Pierwsze brzmi, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT dziś. Drugie, czy był nim w dniu wystawienia faktury. Wykaz odpowiada na pierwsze, dlatego przy zaległych fakturach warto zachować potwierdzenia z kolejnych dat i porównywać je z datą transakcji. W księgowości przekłada się to na krótszą listę faktur do wyjaśnienia na koniec okresu rozliczeniowego.
Przy porządkowaniu bazy kontrahentów zacznij od podmiotów, z którymi współpracujesz najdłużej i płacisz najwięcej. To one generują największe ryzyko, jeśli ich status się zmienił, a jednocześnie rzadziej bywają sprawdzane, bo uchodzą za pewne. Po pierwszym przeglądzie listy kolejne kontrole są szybkie, bo skupiasz się tylko na pozycjach, które zmieniły status.
Zacznij sprawdzać
Sprawdź pierwszy NIP bez rejestracji
Wpisz NIP w demo na stronie głównej, by zobaczyć status w wykazie. Jeśli chcesz pilnować całej listy, zobacz sprawdzenie kontrahenta, a przy pracy w biurze rachunkowym weryfikację kontrahentów dla wszystkich klientów biura. Porównaj plany w cenniku.