Monitoring kontrahentów z alertem o zmianie statusu
Monitoring kontrahentów to codzienne sprawdzanie Twojej listy firm w publicznych rejestrach i alert e-mail, gdy coś się zmieni. Kontrolujemy status w Wykazie podatników VAT, rachunki z białej listy, wpis w KRS, numer VIES oraz sygnały upadłości i restrukturyzacji. Wgrywasz plik z numerami NIP raz, a o wykreśleniu z VAT albo zniknięciu rachunku dowiadujesz się przed przelewem, a nie po kontroli.
Co sprawdzamy każdego dnia
Status podatnika VAT
Każdy kontrahent z listy jest sprawdzany w Wykazie podatników VAT Ministerstwa Finansów. Alert dostajesz, gdy podmiot przestaje być czynnym podatnikiem, zostaje wykreślony albo przywrócony. Przy fakturach zakupu to informacja, która wpływa na prawo do odliczenia VAT.
Rachunki bankowe z białej listy
Zmiana numeru konta u kontrahenta to częsty moment, w którym płatność trafia w złe miejsce. Pilnujemy, czy rachunek, na który płacisz, nadal figuruje w wykazie. Jeśli zniknie, alert wskazuje firmę i datę zmiany. Szczegóły kontroli numerów kont opisuje strona o sprawdzaniu rachunku na białej liście.
KRS, VIES i upadłość
Dla spółek obserwujemy zmiany zarządu, kapitału, siedziby i statusu, a także likwidację, upadłość lub restrukturyzację. Kontrahentów z Unii kontrolujemy po numerze VAT UE w VIES. Pełny opis rejestru znajdziesz na stronie o monitoringu KRS.
Jak to działa w praktyce
Krok 1, dodaj kontrahentów
Wpisujesz NIP pojedynczo albo wgrywasz plik CSV lub XLSX z całą bazą. System rozpoznaje, które podmioty mają wpis w KRS, a które sprawdza tylko w wykazie VAT.
Krok 2, system sprawdza codziennie
Lista jest przeglądana każdego dnia. Nie musisz niczego odświeżać ani pamiętać o terminach. Każde sprawdzenie zapisuje się z datą, godziną i identyfikatorem zapytania.
Krok 3, dostajesz alert tylko przy zmianie
Wiadomość e-mail pojawia się wtedy, gdy status, rachunek lub wpis w rejestrze faktycznie się zmienił. Przy firmie widzisz historię zdarzeń, a pojedynczy PDF z potwierdzeniem trafia do akt.
Krok 4, reagujesz przed płatnością
Alert daje czas, by wstrzymać przelew, poprosić kontrahenta o potwierdzenie nowego konta albo zmienić warunki rozliczeń.
Dla kogo jest monitoring
Dział finansów i księgowość firmy
Jeśli płacisz kilkudziesięciu lub kilkuset dostawcom, ręczne sprawdzanie przed każdym przelewem pochłania godziny. Monitoring zastępuje je jednym przeglądem alertów. Procedurę dla zespołu opisaliśmy na stronie dla firm.
Biuro rachunkowe
Biuro prowadzi osobne listy dla każdego klienta i widzi alerty z podziałem na firmy. Plan Biuro obejmuje 2 000 kontrahentów w monitoringu i API. Więcej na stronie dla biur rachunkowych.
Firmy handlujące na kredyt kupiecki
Sprzedaż z odroczonym terminem płatności zwiększa ekspozycję na kontrahenta. Alert o likwidacji albo upadłości odbiorcy pozwala zatrzymać kolejne dostawy, zanim zaległość urośnie.
Monitoring a jednorazowe sprawdzenie
Kiedy wystarcza jednorazowe sprawdzenie
Przy nowym kontrahencie przed podpisaniem umowy zacznij od sprawdzenia kontrahenta. Daje obraz na dziś, z dowodem do akt.
Kiedy potrzebny jest monitoring
Status sprawdzony w dniu podpisania umowy nic nie mówi o stanie za trzy miesiące. Przy współpracy ciągłej, abonamentach, stałych dostawcach i fakturach cyklicznych to zmiana po podpisaniu niesie ryzyko, dlatego kontrola musi się powtarzać. Limity i ceny planów porównasz w cenniku.
FAQ
Ilu kontrahentów mogę monitorować
Zależy od planu. Plan Firma obejmuje 100 kontrahentów, Biuro 2 000, a Korporacja 20 000. W planie Enterprise limit ustalamy indywidualnie. Nowych kontrahentów dodajesz pojedynczo albo z pliku.
Jak szybko dostanę alert o zmianie
Lista jest sprawdzana codziennie, a alert wysyłamy po cyklu, w którym zmiana została wykryta. Wynik zależy od momentu aktualizacji rejestru publicznego, który odświeża się w dni robocze.
Czy dostanę dokument potwierdzający sprawdzenie
Tak. Każde sprawdzenie możesz zapisać jako PDF z datą, godziną i danymi firmy, co ułatwia wykazanie należytej staranności przy kontroli.
Czy monitoring obejmuje firmy bez KRS
Tak. Jednoosobowe działalności i inne podmioty bez wpisu w KRS są kontrolowane w Wykazie podatników VAT, w tym ich status i rachunki.
Sprawdź pierwszego kontrahenta teraz
Wpisz NIP i zobacz status VAT, rachunek z białej listy, KRS i VIES w jednym wyniku. Od razu i bez rejestracji.