Dlaczego kredyt kupiecki wymaga sprawdzenia
Ryzyko jest po Twojej stronie
Przy płatności z góry ryzykuje klient. Przy terminie 30 lub 60 dni to Ty dostarczasz towar albo usługę i czekasz na przelew. Jeśli odbiorca wpadnie w kłopoty, jesteś zwykłym wierzycielem w kolejce, często na końcu.
Wpadki zaczynają się od małych kwot
Pierwsze zamówienie bywa niewielkie, a odbiorca płaci terminowo. Dopiero przy większych dostawach pojawiają się opóźnienia. Dlatego limit kredytowy ustala się na starcie i podnosi stopniowo, zamiast ufać jednej udanej transakcji.
Jak sprawdzić odbiorcę krok po kroku
1. Status w Wykazie podatników VAT
Czy odbiorca jest czynnym podatnikiem, czy nie został wykreślony. Wykreślenie albo brak rejestracji to sygnał, że firma może nie działać tak, jak deklaruje. Szybki wynik dla jednego NIP dostaniesz w sprawdzeniu kontrahenta.
2. Wpis w KRS i dane spółki
Sprawdź formę prawną, zarząd, kapitał zakładowy i datę rejestracji. Spółka z kapitałem 5 000 zł, zarejestrowana kilka tygodni temu, a zamawiająca towar na 200 000 zł, wymaga innych zabezpieczeń niż firma działająca od dziesięciu lat. Zakres odpisu opisuje raport KRS.
3. Likwidacja, upadłość, restrukturyzacja
Informacje o likwidacji, upadłości i postępowaniach restrukturyzacyjnych przesądzają o decyzji. Jeśli odbiorca jest w takim postępowaniu, kredytu kupieckiego zwykle nie udziela się wcale albo tylko z pełnym zabezpieczeniem.
4. Rachunek bankowy odbiorcy
Przy rozliczeniach zwrotnych i zaliczkach sprawdź, czy rachunek, z którego i na który się rozliczacie, figuruje w wykazie. Procedurę opisuje strona o białej liście rachunków.
5. Własna historia płatności
Najlepszym wskaźnikiem jest to, jak odbiorca płacił Tobie wcześniej. Zestaw terminy z faktur i faktyczne daty wpływu. Stały nawyk płacenia kilka dni po terminie to informacja do wpisania w warunki umowy.
Jak ustalić limit kredytowy
Prosta zasada ostrożności
Zacznij od kwoty, której utrata nie zachwieje płynnością firmy. Dla nowego odbiorcy z krótką historią mały limit i krótszy termin są rozsądniejsze niż standardowe 30 dni na całą wartość zamówienia.
Kiedy żądać zabezpieczenia
Przy dużych kwotach rozważ zaliczkę, przedpłatę części dostawy, poręczenie wspólników albo weksel. Te instrumenty nie zastępują sprawdzenia odbiorcy, ale ograniczają stratę, gdy sprawdzenie dało niejednoznaczny obraz.
Dokumentuj decyzję
Zapisz, kiedy i co sprawdziłeś, oraz jaki limit przyznałeś. Taki zapis przydaje się wewnętrznie, przy rozmowie z ubezpieczycielem należności i przy sporze o odpowiedzialność za decyzję handlową. Każde sprawdzenie można zapisać jako PDF z datą i godziną.
Co po pierwszej dostawie
Sytuacja odbiorcy zmienia się w trakcie współpracy
Odbiorca sprawdzony w styczniu może w czerwcu być w likwidacji, a jego zarząd może zostać zmieniony. Kontrola jednorazowa nie pilnuje tego, co dzieje się po podpisaniu umowy.
Stała kontrola zamiast pamięci
Przy kilkudziesięciu odbiorcach z odroczonym terminem ręczne sprawdzanie nie działa. Monitoring kontrahentów przegląda listę codziennie i wysyła alert, gdy odbiorca zostanie wykreślony z VAT, wejdzie w likwidację albo upadłość. Dzięki temu wstrzymujesz kolejną dostawę, zanim zaległość urośnie. Listę możesz wgrać jednorazowo z arkusza, jak opisuje strona o weryfikacji kontrahentów z pliku.
Umowa i podpis
Warunki kredytu kupieckiego (termin, limit, odsetki, prawo wstrzymania dostaw) powinny być w umowie. Dokument można podpisać zdalnie, na przykład przez podpis elektroniczny dokumentów dla firm, co skraca czas od ustaleń do pierwszej dostawy.
FAQ
Czym jest kredyt kupiecki
Kredyt kupiecki to sprzedaż towaru lub usługi z odroczonym terminem płatności. Sprzedawca finansuje klienta, wystawiając fakturę z terminem, np. 30 dni, i czeka na przelew po dostawie.
Jak sprawdzić, czy odbiorca jest wiarygodny
Sprawdź jego status w Wykazie podatników VAT, wpis w KRS, informacje o likwidacji i upadłości oraz historię własnych rozliczeń. Połącz to z limitem kredytowym dopasowanym do wielkości firmy.
Kiedy odmówić sprzedaży z odroczonym terminem
Gdy odbiorca jest w likwidacji, upadłości lub restrukturyzacji, został wykreślony z VAT albo zamawia kwotę nieproporcjonalną do skali firmy. Wtedy wybierz przedpłatę albo zabezpieczenie.
Jak często sprawdzać odbiorców
Przed pierwszą dostawą i potem regularnie. Przy dużej liczbie odbiorców najpewniejszy jest codzienny monitoring z alertem e-mail o zmianie statusu.