Weryfikacja kontrahentów z pliku CSV i XLSX
Weryfikacja kontrahentów z pliku polega na wgraniu arkusza z numerami NIP i jednorazowym sprawdzeniu całej listy w publicznych rejestrach. Dla każdej firmy dostajesz status w Wykazie podatników VAT, informację o rachunku z białej listy, wpis w KRS i aktywność numeru VAT UE. Zamiast klikać po kolei, przeglądasz jedną tabelę wyników i od razu widzisz podmioty, którym trzeba się przyjrzeć.
Co robisz z plikiem krok po kroku
Krok 1, przygotuj arkusz
Wystarczy kolumna z numerami NIP. Plik może pochodzić z programu księgowego, ERP albo z Twojej własnej kartoteki dostawców. Obsługujemy formaty CSV i XLSX, więc eksport z Excela nie wymaga przeróbek.
Krok 2, wgraj listę
Plik wgrywasz w panelu po założeniu konta. System rozpoznaje numery, pomija duplikaty i zgłasza pozycje z błędnym NIP, żebyś mógł je poprawić przed sprawdzeniem.
Krok 3, przejrzyj wyniki
Każdy kontrahent dostaje status. Podmioty wykreślone z VAT, bez rachunku na białej liście albo w likwidacji widzisz na górze, resztę możesz zamknąć jednym spojrzeniem. Pojedynczy wynik zapisujesz jako PDF z datą, godziną i identyfikatorem zapytania.
Krok 4, zostaw listę pod stałą kontrolą
Po jednorazowym przeglądzie tę samą listę możesz objąć monitoringiem kontrahentów. Wtedy nie wgrywasz pliku co miesiąc, tylko dostajesz alert, gdy status lub rachunek się zmieni.
Co sprawdzamy dla każdego NIP
Status podatnika VAT
Czy firma jest czynnym podatnikiem, zwolnionym, niezarejestrowanym albo wykreślonym. To informacja ważna przy odliczeniu VAT z faktury zakupu.
Rachunek bankowy
Czy numer konta, na które płacisz, figuruje w wykazie przy danym NIP. Szczegóły tej kontroli opisuje strona o sprawdzaniu rachunku na białej liście.
KRS i dane spółki
Dla spółek pobieramy formę prawną, zarząd, kapitał i sygnały likwidacji lub upadłości. Pełniejszy odpis znajdziesz w raporcie KRS.
VIES dla kontrahentów z UE
Numery VAT UE sprawdzamy pod kątem aktywności, co przydaje się przy wewnątrzwspólnotowych dostawach towarów.
Kiedy sprawdzanie z pliku się opłaca
Porządkowanie kartoteki dostawców
Stara baza dostawców zwykle zawiera firmy zamknięte, zawieszone albo ze zmienionym rachunkiem. Jednorazowy przegląd z pliku pokazuje je wszystkie naraz, zanim trafią do kolejnej paczki przelewów.
Przejęcie nowych klientów w biurze rachunkowym
Biuro, które przejmuje księgowość, wgrywa listę kontrahentów klienta i od pierwszego dnia wie, kto wymaga uwagi. Praca biura w panelu jest opisana na stronie dla biur rachunkowych.
Przed audytem i kontrolą podatkową
Zestawienie wszystkich kontrahentów z datą sprawdzenia i zapisanymi wynikami pokazuje należytą staranność. Procedurę dla działu finansów znajdziesz na stronie dla firm.
Przed płatnością zbiorczą
Przy płatnościach zbiorczych jedna zmiana konta łatwo ginie w paczce. Sprawdzenie listy NIP przed wysyłką przelewów zajmuje kilka minut i pozwala wstrzymać pojedynczą pozycję.
Wgraj listę i sprawdźIle kontrahentów obsłużysz
Limity zależą od planu. Plan Firma obejmuje 100 kontrahentów w monitoringu, plan Biuro 2 000, a Korporacja 20 000. Warunki i ceny porównasz w cenniku. Jeśli potrzebujesz wcześniej zobaczyć wynik dla jednej firmy, sprawdź kontrahenta po NIP na stronie głównej.
FAQ
Jakie formaty plików obsługujecie
CSV i XLSX. Wystarczy jedna kolumna z numerami NIP, a pozostałe kolumny nie są wymagane. Eksport z programu księgowego lub Excela możesz wgrać bez przeróbek.
Co się dzieje z błędnymi numerami NIP
System zgłasza pozycje z niepoprawnym numerem i nie sprawdza ich w rejestrach. Poprawiasz je w arkuszu i wgrywasz ponownie, a duplikaty są pomijane.
Czy mogę zapisać wyniki jako dokument
Tak. Każde sprawdzenie zapisujesz jako PDF z datą, godziną, danymi firmy i identyfikatorem zapytania, co ułatwia wykazanie należytej staranności.
Czy z pliku sprawdzę też firmy bez KRS
Tak. Jednoosobowe działalności i podmioty bez wpisu w KRS są kontrolowane w Wykazie podatników VAT razem ze statusem i rachunkami.
Sprawdź pierwszego kontrahenta teraz
Wpisz NIP i zobacz status VAT, rachunek z białej listy, KRS i VIES w jednym wyniku. Od razu i bez rejestracji.