Dlaczego zmiana konta to sygnał ostrzegawczy
Jak wygląda typowe oszustwo
Do księgowości trafia wiadomość, że dostawca zmienił bank i prosi o płatność na nowy rachunek. Często adres nadawcy różni się jedną literą od prawdziwego albo skrzynka dostawcy została przejęta. Faktura wygląda poprawnie, a jedyną różnicą jest numer konta. Przelew idzie do wyłudzającego, a prawdziwy dostawca nadal czeka na zapłatę.
Zmiana legalna, ale niezweryfikowana
Dostawcy naprawdę zmieniają banki, więc nie każda prośba jest próbą oszustwa. Dlatego zasada brzmi tak samo w obu przypadkach. Nowy rachunek traktujesz jak nowego kontrahenta i dopiero po sprawdzeniu dodajesz do kartoteki.
Jak zweryfikować nowy rachunek krok po kroku
Krok 1, sprawdź NIP i rachunek w wykazie
Wpisz NIP kontrahenta w Wykazie podatników VAT i porównaj numer konta z listą rachunków przypisanych do firmy. Jeśli nowego numeru nie ma, nie płać. Przy płatności powyżej 15 000 zł na rachunek spoza wykazu tracisz możliwość zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych w pełnej wysokości, a odpowiedzialność za VAT może spaść także na Ciebie. Szerzej piszemy o tym w artykule o sprawdzaniu rachunku bankowego kontrahenta.
Krok 2, potwierdź zmianę innym kanałem
Zadzwoń na numer z umowy albo z wcześniejszej korespondencji, nie z wiadomości z prośbą o zmianę. Zapytaj osobę, którą znasz, i zapisz, kto i kiedy potwierdził zmianę.
Krok 3, sprawdź dane firmy w rejestrach
Porównaj nazwę, adres i NIP z odpisem z KRS lub wpisem w CEIDG. Zwróć uwagę, czy zarząd i siedziba nie zmieniły się niedawno, bo zmiana rachunku razem ze zmianą zarządu zasługuje na dodatkową ostrożność. Zobacz też sprawdzenie wiarygodności firmy.
Krok 4, zachowaj dowód
Zapisz wynik sprawdzenia z datą i godziną. W Kontrolujemy każde zapytanie możesz pobrać jako PDF do akt, co dokumentuje, że przed przelewem podjąłeś rozsądne kroki.
Sygnały, że prośba o zmianę konta jest podejrzana
Co powinno zwrócić uwagę księgowego
Do ręcznej kontroli wystarczy lista kilku cech, które powtarzają się w próbach wyłudzenia:
- prośba przychodzi z nowego adresu e-mail albo z adresu o niemal identycznej nazwie domeny,
- nowe konto jest w innym banku, często założone w innym kraju niż siedziba dostawcy,
- wiadomość nalega na szybką płatność albo straszy odsetkami i wstrzymaniem dostaw,
- zmiana dotyczy jednej faktury, a nie całej współpracy, i nie ma aneksu do umowy,
- dane na fakturze nie zgadzają się z poprzednimi dokumentami, na przykład adres lub układ numeracji.
Każda z tych cech osobno może być niewinna. Dwie lub trzy razem wystarczają, by wstrzymać przelew do czasu telefonu pod znany numer.
Co zapisać w kartotece
Po pozytywnej weryfikacji zapisz w kartotece dostawcy datę zmiany, osobę, która ją potwierdziła, i wynik sprawdzenia w wykazie. Taki zapis skraca wyjaśnienia, gdy za rok kontrola lub audytor zapyta, dlaczego płaciłeś na inny rachunek niż wcześniej.
Co zrobić, gdy rachunku nie ma w wykazie
Poproś o wyjaśnienie, nie płać
Napisz do kontrahenta, że nowy rachunek nie figuruje w wykazie, i poproś o zgłoszenie go do urzędu skarbowego albo o płatność na dotychczasowy numer. Rzetelny dostawca załatwi to szybko. Brak odpowiedzi lub presja czasu to dodatkowy sygnał ostrzegawczy.
Gdy płatność jest pilna
Możesz skorzystać z zawiadomienia o przelewie na rachunek spoza wykazu, zgłaszanego do urzędu skarbowego w ustawowym terminie, jeśli uznasz ryzyko za akceptowalne. Zanim to zrobisz, skonsultuj się z księgowym, bo zgłoszenie nie zastępuje wyjaśnienia, dlaczego numeru nie ma w wykazie.
Jak nie wracać do problemu co miesiąc
Procedura zamiast czujności
Reguła, że nowy rachunek wchodzi do kartoteki dopiero po sprawdzeniu, powinna być spisana i znana osobom księgującym płatności. Dobrze, gdy płatności zatwierdzają dwie osoby, a zmiany kont kontrahentów obsługuje wyłącznie wskazany pracownik.
Monitoring zamiast ręcznych kontroli
Przy kilkudziesięciu dostawcach nikt nie sprawdza ręcznie każdego konta przed każdym przelewem. Monitoring kontrahentów robi to codziennie i wysyła alert e-mail, gdy rachunek zniknie z wykazu lub zmieni się status VAT. Pierwszą listę wgrywasz z pliku CSV lub XLSX. Plan Firma obejmuje 100 kontrahentów w monitoringu, a pełne porównanie planów jest w cenniku.
Faktury odebrane z jednego miejsca
Jeśli faktury od dostawców trafiają do Ciebie przez KSeF, łatwiej porównać dane na dokumencie z kartoteką. Do wystawiania i odbioru faktur możesz użyć programu do fakturowania zgodnego z KSeF, a kontrolę kontrahentów zostawić osobnym narzędziom.