Dlaczego sprawdzenie przed umową jest tańsze niż po
Umowa z firmą, która za miesiąc przestanie być czynnym podatnikiem VAT albo wejdzie w likwidację, kosztuje cię na kilka sposobów. Jeśli kupujesz, ryzykujesz utratę prawa do odliczenia VAT z faktur wystawionych przez podmiot, który okazał się nierzetelny. Jeśli sprzedajesz z odroczonym terminem, ryzykujesz niezapłaconą fakturę. Jeśli wpłacasz zaliczkę, ryzykujesz, że ta kwota trafi do masy upadłości. Żaden z tych kosztów nie pojawia się w negocjacjach, a wszystkie da się ograniczyć jednym sprawdzeniem.
Dochodzi do tego kwestia podpisu. Umowę po stronie spółki mogą zawrzeć tylko osoby uprawnione do reprezentacji. Jeśli podpisuje ktoś spoza zarządu bez pełnomocnictwa, masz kłopot z wykonaniem zobowiązań.
Lista kontroli, krok po kroku
Krok 1, status w Wykazie podatników VAT
Wpisz NIP kontrahenta i sprawdź, czy figuruje jako czynny podatnik VAT. Status wykreślony, zwolniony albo brak wpisu to powód do pytań, szczególnie gdy umowa dotyczy towarów lub usług z VAT 23%. Rozwinięcie tematu znajdziesz w artykule o należytej staranności przy weryfikacji kontrahenta VAT.
Krok 2, rachunek bankowy z umowy
Numer konta, na które będziesz płacić, powinien figurować w wykazie przy NIP kontrahenta. Przy płatnościach powyżej 15 000 zł rachunek spoza wykazu odbiera ci możliwość zaliczenia wydatku do kosztów w pełnej kwocie i naraża na solidarną odpowiedzialność za VAT. Zasady opisuje strona o sprawdzaniu rachunku na białej liście.
Krok 3, KRS albo CEIDG
Dla spółek sprawdź w KRS formę prawną, siedzibę, kapitał, zarząd i sposób reprezentacji. Dla jednoosobowych działalności zajrzyj do CEIDG, gdzie widać status wpisu i datę rozpoczęcia. Firma zarejestrowana tydzień temu, która chce podpisać umowę na wysoką kwotę, wymaga dokładniejszej rozmowy. Przegląd danych rejestrowych opisuje raport KRS.
Krok 4, upadłość, restrukturyzacja i likwidacja
Sprawdź, czy wobec kontrahenta nie prowadzi się postępowania upadłościowego ani restrukturyzacyjnego i czy spółka nie jest w likwidacji. To pytanie ważne zwłaszcza wtedy, gdy umowa przewiduje przedpłatę. Praktyczne sygnały wypłacalności omawia artykuł o sprawdzaniu wypłacalności kontrahenta.
Krok 5, osoby podpisujące umowę
Porównaj imię i nazwisko osoby, która podpisze umowę, ze składem zarządu i zasadami reprezentacji z KRS. Spółka z zarządem dwuosobowym i reprezentacją łączną potrzebuje dwóch podpisów albo pełnomocnictwa. Jeśli kontrahent przysyła pełnomocnika, poproś o jego dokument.
Krok 6, własna historia z kontrahentem
Zajrzyj do swojej księgowości: czy firma kiedyś zalegała, czy zmieniała numer konta, czy faktury trafiały w terminie. Dane z rejestrów nie zastąpią tej wiedzy, a razem dają pełniejszy obraz.
Co zapisać do akt
Dokument z kontroli powinien zawierać datę i godzinę, NIP, nazwę firmy, status VAT, numer rachunku i wynik jego porównania z wykazem oraz dane z KRS. W razie kontroli skarbowej albo sporu z kontrahentem pokazujesz, jaki stan rejestrów widziałeś w dniu podpisania. Zrzut ekranu z jednej strony tego nie zastąpi, bo nie zawiera identyfikatora zapytania i zwykle nie obejmuje wszystkich rejestrów.
Gdy umowa ma wartość, a kontrahentów jest wielu
Jedna kontrola ręczna to kilkanaście minut. Przy dwudziestu nowych dostawcach w kwartale albo przy biurze rachunkowym obsługującym kilkudziesięciu klientów robi się z tego stały koszt godzin pracy. Wtedy sensowne jest sprawdzanie jednym narzędziem: w Kontrolujemy wpisujesz NIP i po kilku sekundach widzisz status VAT, rachunek, KRS i VIES z oceną ryzyka oraz PDF do akt. Całą listę dostawców możesz wgrać z arkusza, jak opisuje strona o weryfikacji kontrahentów z pliku.
Podpisanie umowy to początek relacji, nie jej koniec. Status firmy zmienia się w trakcie współpracy, dlatego stałych partnerów dodaj do monitoringu kontrahentów. Zamiast powtarzać kontrolę przed każdą fakturą, dostajesz alert e-mail, gdy kontrahent zniknie z wykazu, zmieni rachunek albo wejdzie w upadłość.
Jeśli dopiero szukasz partnerów do współpracy, firmy z danymi rejestrowymi znajdziesz w katalogu firm do współpracy B2B, a każdą wybraną możesz od razu sprawdzić listą z tego artykułu.
Przykład z praktyki
Dział zakupów podpisuje roczną umowę ramową z nowym dostawcą opakowań. Dostawca wskazuje rachunek w banku, z którego nigdy wcześniej nie korzystał, a umowa podpisywana jest przez osobę, której nazwiska zarząd w KRS nie zawiera. Sprawdzenie w wykazie pokazuje, że rachunek należy do innej firmy, a KRS ujawnia, że spółka ma zarząd jednoosobowy. Umowa nie zostaje podpisana, dopóki dostawca nie przedstawi pełnomocnictwa i rachunku z wykazu. Wystarczyło dziesięć minut.
FAQ
Jak sprawdzić kontrahenta przed podpisaniem umowy
Wpisz jego NIP w narzędziu, które łączy Wykaz podatników VAT, KRS i VIES, sprawdź zgodność rachunku z wykazem, a następnie porównaj osoby podpisujące umowę z zarządem z KRS. Wynik zapisz jako dokument z datą i godziną.
Czy muszę sprawdzać kontrahenta przed podpisaniem umowy
Prawo nie nakłada ogólnego obowiązku, ale w sporach o VAT i o odpowiedzialność solidarną liczy się wykazanie należytej staranności. Przy płatnościach powyżej 15 000 zł sprawdzenie rachunku w wykazie jest w praktyce niezbędne.
Co sprawdzić w KRS przed zawarciem umowy
Formę prawną, siedzibę, kapitał, skład zarządu, sposób reprezentacji oraz wpisy o likwidacji, upadłości i restrukturyzacji. Te dane mówią, kto może zaciągać zobowiązania w imieniu spółki.
Ile trwa sprawdzenie kontrahenta
Ręcznie w kilku rejestrach około kilkunastu minut na firmę. W Kontrolujemy po wpisaniu NIP wynik pojawia się po kilku sekundach, wraz z oceną ryzyka i PDF do akt.
Czy można sprawdzić kontrahenta po samym NIP
Tak. NIP wystarcza, żeby sprawdzić status VAT, rachunki, wpis w KRS i numer VAT UE. Rachunek z umowy dopisujesz osobno, żeby porównać go z wykazem.