Po co ta staranność
Odliczenie VAT bywa kwestionowane
Urząd może zakwestionować odliczenie VAT z faktury, jeśli nabywca wiedział albo przy dochowaniu należytej staranności mógł wiedzieć, że transakcja wiąże się z nadużyciem. Takie stanowisko od lat powtarza orzecznictwo Trybunału Sprawiedliwości UE i polskie sądy administracyjne. Dlatego pytanie nie brzmi, czy dostawca na pewno jest uczciwy, tylko czy sprawdziłeś to, co dało się sprawdzić.
Dowód ma znaczenie, nie same intencje
W kontroli ocenia się fakty. Zapis „sprawdziliśmy kontrahenta” bez daty i wyniku niewiele znaczy. Wydruk z konkretnego dnia pokazuje, jaki status miał dostawca w chwili transakcji.
Jakie kontrole warto wykonać
1. Status w Wykazie podatników VAT
Sprawdź, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem. Wykreślenie albo brak rejestracji to jasny sygnał ostrzegawczy. Szerzej o tym piszemy w artykule o sprawdzaniu czynnych podatników VAT.
2. Zgodność rachunku
Numer konta z faktury powinien figurować w wykazie przy NIP-ie dostawcy. Przy płatnościach powyżej 15 000 zł jest to także warunek zaliczenia wydatku do kosztów. Opisaliśmy to w tekście o rachunku bankowym kontrahenta.
3. Wpis w KRS lub CEIDG
Potwierdź, że firma istnieje, kto ją reprezentuje i czy nie jest w likwidacji. Dla spółek pomocny jest odpis z KRS.
4. Kontekst transakcji
Zwróć uwagę na rzeczy, które wyglądają nietypowo: bardzo niska cena, nowa firma z dużym zamówieniem, płatność przed dostawą, zmiana rachunku tuż przed terminem. Pojedynczy sygnał nie przesądza, ale kilka naraz powinno zatrzymać płatność.
5. Kontrakt i korespondencja
Umowa, zamówienie, potwierdzenia dostaw i korespondencja pokazują, że transakcja była realna. Samo sprawdzenie w rejestrach tego nie zastąpi.
Jak to udokumentować
Zapisuj datę i wynik
Dla każdego kontrahenta zachowaj dokument z datą i godziną sprawdzenia, danymi firmy i wynikiem. W Kontrolujemy każde sprawdzenie zapisujesz jako PDF z identyfikatorem zapytania.
Powtarzaj kontrolę
Jednorazowe sprawdzenie sprzed dwóch lat nie mówi nic o dzisiejszym statusie. Dla stałych dostawców ustal rytm albo zlecaj kontrolę automatycznie przez monitoring kontrahentów, który przy zmianie statusu lub rachunku wysyła alert. Przy długiej liście pierwszy przegląd zrobisz z pliku, jak na stronie o weryfikacji kontrahentów z pliku.
Opisz procedurę raz
Jedna krótka instrukcja (co sprawdzamy, przy jakiej kwocie, kto zatwierdza wyjątki) pokazuje, że kontrola jest stałą praktyką, a nie reakcją na kontrolę. Wzorcowy układ procedury dla zespołu znajdziesz na stronie dla firm.
Przy zleceniach wysokiej wartości sięgnij głębiej
Dla dużych kontraktów warto dodatkowo sprawdzić sytuację finansową kontrahenta i jego historię. Informacje o upadłościach i zmianach w zarządach można śledzić w serwisie alertów o upadłościach i zmianach w KRS, co uzupełnia kontrolę VAT o sygnały z rejestrów sądowych.
Czego ta staranność nie gwarantuje
Sprawdzenie w rejestrach zmniejsza ryzyko, ale nie daje immunitetu. Jeśli masz wiedzę o nadużyciu z innych źródeł, sam wynik z wykazu Cię nie ochroni. W sprawach spornych potrzebna jest ocena doradcy podatkowego, a ta strona ma charakter informacyjny.
FAQ
Czym jest należyta staranność w VAT
To rozsądny zakres kontroli kontrahenta przed transakcją, który pozwala wykazać, że nabywca nie wiedział o nadużyciu. Obejmuje sprawdzenie statusu VAT, rachunku i rejestrów oraz zapis wyniku. Przepisy nie wskazują zamkniętej listy czynności.
Czy sprawdzenie w białej liście wystarczy
Nie zawsze. To ważny element, ale warto dołożyć wpis w KRS lub CEIDG, ocenę kontekstu transakcji i dokumenty potwierdzające dostawę. Im wyższa kwota i większe ryzyko, tym szerszy zakres kontroli.
Jak często sprawdzać stałych dostawców
Przy stałej współpracy status i rachunek mogą się zmienić w każdej chwili, więc najpewniejsza jest kontrola ciągła. Bez monitoringu sprawdzaj przed większymi płatnościami, przy zmianie numeru konta i w ustalonym rytmie, na przykład raz na kwartał.
Co zapisać po sprawdzeniu kontrahenta
Datę i godzinę, dane firmy, wynik dla statusu VAT i rachunku oraz osobę, która kontrolę wykonała. Najwygodniej zachować dokument PDF wygenerowany przy sprawdzeniu i dołączyć go do faktury.