Sprawdzenie dostawcy przed przelewem
Sprawdzenie dostawcy przed przelewem polega na porównaniu trzech rzeczy w publicznych rejestrach: czy firma jest czynnym podatnikiem VAT, czy rachunek, na który płacisz, figuruje w Wykazie podatników VAT przy jej numerze NIP, oraz czy spółka nie jest w likwidacji lub upadłości. Wpisujesz NIP i numer konta z faktury, a po kilku sekundach masz wynik zapisany jako PDF z datą i godziną. Jeśli płacisz wielu dostawcom, ten sam przegląd robisz dla całej listy naraz.
Co sprawdzamy, zanim wyślesz pieniądze
Czy rachunek z faktury jest rachunkiem tej firmy
To najważniejsza kontrola. Przy płatności powyżej 15 000 zł na rachunek spoza wykazu tracisz możliwość zaliczenia wydatku do kosztów w pełnej kwocie i możesz odpowiadać solidarnie za VAT dostawcy. Szczegóły opisuje strona o sprawdzaniu rachunku na białej liście.
Czy dostawca jest czynnym podatnikiem VAT
Wykreślony albo niezarejestrowany podmiot to sygnał, że odliczenie VAT z jego faktury może zostać zakwestionowane. Status widzisz od razu przy numerze NIP.
Czy spółka nie wchodzi w kłopoty
Dla spółek z KRS pokazujemy formę prawną, zarząd i sygnały likwidacji lub upadłości. Pełniejszy obraz daje raport KRS. To ważne przy zaliczkach i płatnościach z góry, bo przy upadłości dostawcy odzyskanie przedpłaty jest trudne.
Jak to wygląda w praktyce
Krok 1, wpisz NIP i numer konta z faktury
Dane kopiujesz z dokumentu, który masz zapłacić. Nie musisz zakładać konta, żeby zobaczyć pierwszy wynik.
Krok 2, zobacz zgodność rachunku
System pokazuje, czy konto jest przypisane do tego podatnika. Przy rozbieżności wstrzymujesz przelew i prosisz dostawcę o potwierdzenie innym kanałem niż mail z fakturą.
Krok 3, zapisz dowód
Wynik zapisujesz jako PDF z datą, godziną, danymi firmy i identyfikatorem zapytania. W razie kontroli pokazujesz, że sprawdziłeś rachunek przed płatnością.
Krok 4, przejdź na stałą kontrolę
Dostawcy, z którymi pracujesz regularnie, wrzucasz do monitoringu kontrahentów. Zamiast sprawdzać przed każdym przelewem, dostajesz alert, gdy rachunek zniknie z wykazu albo zmieni się status.
Dla kogo to jest
Dział księgowości i finansów
Osoba, która co tydzień przygotowuje paczkę przelewów, sprawdza całą listę dostawców w kilka minut. Procedurę dla zespołu opisuje strona dla firm.
Biuro rachunkowe
Biuro płaci faktury w imieniu klientów, więc odpowiada za dokładność danych. Wspólny panel i listy per klient opisuje strona dla biur rachunkowych.
Firma z dużą liczbą dostawców
Listę NIP wgrywasz z arkusza, jak na stronie o weryfikacji kontrahentów z pliku.
Sprawdź dostawcę po NIPTypowe sygnały, żeby wstrzymać przelew
Nowy numer konta w mailu
Wiadomość o zmianie rachunku, szczególnie z nietypowego adresu albo z presją czasu, to klasyczny scenariusz oszustwa na fakturę. Sprawdź konto w wykazie, zanim cokolwiek zapłacisz. Procedurę rozpisaliśmy w artykule o zmianie numeru konta kontrahenta.
Rachunek prywatny na fakturze firmy
Jeśli dostawca prowadzi działalność, a numer konta nie występuje w wykazie, zapytaj o rachunek rozliczeniowy firmy. Rachunek prywatny w wykazie nie figuruje.
Firma świeżo zarejestrowana z dużym zamówieniem
Nowa spółka z wysoką kwotą i prośbą o zaliczkę wymaga dokładniejszego przeglądu. Zajrzyj do wpisu w KRS i sprawdź, kto jest w zarządzie.
Cena
Pojedyncze sprawdzenie możesz zrobić na stronie głównej. Stała kontrola listy dostawców zaczyna się od planu Firma za 198 zł netto miesięcznie i obejmuje 100 kontrahentów. Plan Biuro i Korporacja mają wyższe limity, pełne porównanie jest w cenniku.
FAQ
Czy muszę sprawdzać dostawcę przed każdym przelewem
Nie przed każdym. Sprawdź przed pierwszą płatnością, przy każdej zmianie numeru konta i przy płatnościach powyżej 15 000 zł. Dostawców stałych objęcie monitoringiem zwalnia z ręcznej kontroli przed kolejnymi przelewami.
Co zrobić, gdy rachunku nie ma w wykazie
Wstrzymaj płatność i poproś dostawcę o potwierdzenie rachunku innym kanałem. Jeśli dostawca wskaże rachunek spoza wykazu, przy kwocie powyżej 15 000 zł rozważ zawiadomienie urzędu skarbowego w terminie trzech dni od zlecenia przelewu.
Czy wynik sprawdzenia mogę pokazać księgowej lub audytorowi
Tak. Każde sprawdzenie zapisujesz jako PDF z datą, godziną i identyfikatorem, więc dokument pokazuje, co było w rejestrach w chwili płatności.
Czy sprawdzę dostawcę, który nie jest spółką
Tak. Jednoosobowe działalności są sprawdzane w Wykazie podatników VAT razem ze statusem i rachunkami. Wpis w KRS dotyczy tylko spółek i organizacji.
Sprawdź dostawcę terazSprawdź pierwszego kontrahenta teraz
Wpisz NIP i zobacz status VAT, rachunek z białej listy, KRS i VIES w jednym wyniku. Od razu i bez rejestracji.