Weryfikacja kontrahenta dla działu zakupów
Dział zakupów weryfikuje nowego dostawcę, zanim trafi on do systemu i dostanie pierwsze zamówienie: sprawdza status czynnego podatnika VAT, zgodność rachunku z Wykazem podatników, wpis w KRS oraz sygnały likwidacji lub upadłości. Wpisujesz NIP, po kilku sekundach masz ocenę ryzyka i PDF do akt dostawcy. Listę dotychczasowych dostawców wgrywasz z arkusza i dostajesz alert, gdy status któregoś z nich się zmieni.
Co zakupy muszą wiedzieć o dostawcy przed pierwszym zamówieniem
Czy dostawca jest czynnym podatnikiem VAT
Faktura od podmiotu, który nie jest czynnym podatnikiem, może zostać zakwestionowana przy odliczeniu VAT. Zakupy zwykle nie rozliczają podatku, ale to one wybierają dostawcę, więc to one najtaniej wyłapią problem. Status widzisz od razu przy NIP.
Czy rachunek z oferty lub umowy jest rachunkiem tej firmy
Przy płatnościach powyżej 15 000 zł konto spoza wykazu odbiera możliwość zaliczenia wydatku do kosztów w pełnej kwocie. Rachunek podany w ofercie sprawdzasz, zanim trafi do karty dostawcy w systemie płatniczym. Zasady opisuje strona o sprawdzaniu rachunku na białej liście.
Czy dostawca przetrwa realizację zamówienia
Przy zamówieniach z zaliczką albo z długim terminem dostawy liczy się kondycja spółki. Pokazujemy formę prawną, kapitał, zarząd i wpisy o likwidacji, upadłości lub restrukturyzacji. Pełniejszy obraz daje raport KRS.
Jak wygląda weryfikacja dostawcy w dziale zakupów
Krok 1, kontrola przy zakładaniu karty dostawcy
Handlowiec z działu zakupów wpisuje NIP i numer konta z oferty. Wynik zielony oznacza, że dostawcę można wprowadzić do systemu, żółty wymaga dopytania, czerwony zatrzymuje proces.
Krok 2, dowód w aktach dostawcy
Każde sprawdzenie zapisujesz jako PDF z datą, godziną i danymi firmy. Dokument dołączasz do karty dostawcy albo do wniosku zakupowego, więc audyt wewnętrzny widzi, na jakiej podstawie dostawca został dopuszczony.
Krok 3, przegląd całej bazy dostawców
Baza dostawców starzeje się szybciej, niż ktokolwiek ją czyści. Eksport z systemu ERP wgrywasz jako plik, tak jak opisuje strona o weryfikacji kontrahentów z pliku, i od razu widzisz, którzy dostawcy zmienili status, wypadli z wykazu albo weszli w likwidację.
Krok 4, stała kontrola zamiast kwartalnych przeglądów
Dostawców aktywnych dodajesz do monitoringu kontrahentów. Zamiast przeglądu raz na kwartał dostajesz e-mail w dniu zmiany statusu VAT albo zniknięcia rachunku z wykazu.
Kto w firmie z tego korzysta
Zakupy i kontrola jakości dostawców
Osoba prowadząca ocenę dostawców dodaje do niej obiektywny, datowany wynik z rejestrów publicznych, bez ręcznego przeklikiwania kilku stron.
Finanse i księgowość
Ten sam wynik służy działowi finansów przy przelewie. Procedurę dla całego zespołu opisuje strona dla firm, a płatności przed przelewem strona o sprawdzeniu dostawcy przed przelewem.
Compliance i audyt wewnętrzny
Jednolity PDF dla każdego dostawcy skraca odpowiedź na pytanie audytora, czy dostawca był sprawdzony i kiedy.
Sprawdź dostawcę po NIPJak zakupy łączą weryfikację z procedurą dopuszczenia dostawcy
Weryfikacja w rejestrach publicznych nie zastępuje oceny jakości, cen i terminów, ale jest jej pierwszym filtrem. Zanim dostawca dostanie zapytanie ofertowe, sprawdzasz, czy w ogóle może legalnie wystawić fakturę i przyjąć płatność na wskazane konto. Dopiero potem warto porównywać oferty. W praktyce firmy dodają do procedury jeden warunek: karta dostawcy bez załączonego wyniku sprawdzenia nie przechodzi do akceptacji.
Drugi element to zmiany w trakcie współpracy. Dostawca, który wczoraj był czynnym podatnikiem, dziś może być wykreślony. Dlatego przy dostawcach strategicznych i przy dostawcach o wysokich obrotach stosuje się stały monitoring, a nie jednorazowe sprawdzenie przy wprowadzaniu.
Produkt sprawdza polskie numery NIP. Dostawców z UE weryfikujesz osobno, jak na stronie o sprawdzeniu numeru VAT UE kontrahenta.
Cena
Pojedyncze sprawdzenie możesz zrobić na stronie głównej. Monitoring bazy dostawców zaczyna się od planu Firma za 198 zł netto miesięcznie i obejmuje 100 kontrahentów. Plan Biuro i Korporacja mają wyższe limity, pełne porównanie jest w cenniku.
FAQ
Jak zweryfikować nowego dostawcę przed pierwszym zamówieniem
Wpisz jego NIP i numer rachunku z oferty. Sprawdź status czynnego podatnika VAT, zgodność konta z wykazem, wpis w KRS i sygnały likwidacji lub upadłości. Wynik zapisz jako PDF i dołącz do karty dostawcy.
Jak często powinno się weryfikować dostawców
Przy zakładaniu karty dostawcy, przy każdej zmianie numeru konta i przy płatnościach powyżej 15 000 zł. Dostawców stałych najwygodniej objąć monitoringiem, który alarmuje w dniu zmiany statusu.
Czy mogę sprawdzić wielu dostawców naraz
Tak. Wgrywasz plik CSV lub XLSX z numerami NIP, na przykład eksport z ERP, i dostajesz wynik dla całej listy z oceną ryzyka przy każdym dostawcy.
Czy wynik nadaje się do dokumentacji zakupowej
Tak. Każde sprawdzenie ma PDF z datą, godziną, danymi firmy i identyfikatorem zapytania, który dołączasz do akt dostawcy.
Sprawdź dostawcę terazSprawdź pierwszego kontrahenta teraz
Wpisz NIP i zobacz status VAT, rachunek z białej listy, KRS i VIES w jednym wyniku. Od razu i bez rejestracji.