Dlaczego zaliczka to największe ryzyko w relacji z dostawcą
Przy płatności po dostawie ryzykuje dostawca. Przy zaliczce ryzykujesz ty: płacisz za towar, którego jeszcze nie ma, a umowa nie chroni przed brakiem pieniędzy po drugiej stronie. Gdy dostawca zbankrutuje albo zniknie, twoje roszczenie o zwrot przedpłaty jest zwykłą wierzytelnością, a w upadłości zaspokaja się ją dopiero po należnościach uprzywilejowanych, często w niewielkim procencie albo wcale.
Problem rośnie przy zamówieniach z długim terminem realizacji: maszyny na zamówienie, materiały sprowadzane z hurtowni, produkcja na wymiar. Między wpłatą a dostawą mijają tygodnie lub miesiące, w których sytuacja dostawcy może się zmienić.
Pięć kontroli przed wpłatą zaliczki
1. Status czynnego podatnika VAT
Wpisz NIP dostawcy i zobacz, czy jest zarejestrowany jako czynny podatnik. Wykreślenie z rejestru to sygnał, że urząd miał wobec firmy zastrzeżenia, a faktura zaliczkowa od takiego podmiotu może być zakwestionowana przy odliczeniu. Szerzej o skutkach piszemy w artykule o kontrahencie wykreślonym z VAT.
2. Rachunek z umowy w Wykazie podatników
Numer konta, na który masz wpłacić zaliczkę, powinien być przypisany do NIP dostawcy w wykazie. Rachunek spoza wykazu przy kwocie powyżej 15 000 zł odbiera możliwość zaliczenia wydatku do kosztów w całości, a przy kupnie towarów wrażliwych dochodzi odpowiedzialność solidarna za VAT. Jak to sprawdzić krok po kroku, opisuje tekst o sprawdzaniu rachunku bankowego kontrahenta.
3. Wpis w KRS lub CEIDG i zarząd
Dla spółki sprawdź odpis z KRS: datę rejestracji, kapitał zakładowy, skład zarządu i sposób reprezentacji. Spółka sprzed dwóch miesięcy z kapitałem 5 000 zł i zamówieniem na kilkaset tysięcy to inny poziom ryzyka niż firma z kilkunastoletnią historią. Pomaga tu raport KRS.
4. Sygnały likwidacji, upadłości i restrukturyzacji
Wpis o otwarciu likwidacji, wniosku o upadłość lub postępowaniu restrukturyzacyjnym przekreśla zaliczkę. Takie informacje potrafią się pojawić nagle, więc sprawdzenie robisz możliwie tuż przed przelewem, a nie przy podpisaniu umowy miesiąc wcześniej. Inne sygnały opisuje artykuł o wypłacalności kontrahenta.
5. Kto naprawdę podpisuje
Sprawdź, czy osoba podpisująca umowę jest uprawniona do reprezentacji według KRS. Umowa podpisana przez kogoś bez umocowania daje ci słabszą pozycję przy dochodzeniu zwrotu. Przed podpisem warto przejść całą listę z tekstu o sprawdzeniu kontrahenta przed podpisaniem umowy.
Jak ograniczyć kwotę zaliczki, gdy wynik jest niejednoznaczny
Wynik żółty, czyli na przykład młoda spółka albo konto, którego nie ma jeszcze w wykazie, nie musi oznaczać rezygnacji. Zmienia za to warunki, na jakich płacisz:
- zaliczka w transzach powiązanych z etapami realizacji, a nie jedna wpłata z góry,
- niższy procent przedpłaty przy pierwszym zamówieniu i wyższy przy kolejnych,
- płatność na rachunek, który widnieje w wykazie, potwierdzony przed każdym przelewem,
- gwarancja zwrotu zaliczki albo ubezpieczenie, jeśli kwota jest duża,
- prawo odstąpienia od umowy z terminem zwrotu zapisanym w umowie.
Wynik czerwony, na przykład wykreślenie z VAT albo wpis o upadłości, oznacza zwykle brak zaliczki w ogóle.
Co zrobić, gdy dostawca nie dostarczy towaru po wpłacie zaliczki
Najpierw wezwanie do wykonania umowy lub do zwrotu przedpłaty z wyznaczonym terminem, wysłane w formie, którą da się udowodnić. Zachowaj umowę, fakturę zaliczkową, potwierdzenie przelewu i korespondencję. Jeśli dostawca milczy, kolejnym krokiem jest przekazanie sprawy do windykacji, a wtedy firma windykacyjna przejmuje kontakt z dłużnikiem, który jest już kosztownym etapem. Dlatego tańsze jest sprawdzenie przed przelewem niż odzyskiwanie po nim. Ten tekst opisuje praktykę, nie jest poradą prawną, a przy dużej kwocie warto skonsultować się z radcą prawnym.
Jak zrobić to szybko i powtarzalnie
Jeśli kupujesz od wielu dostawców, ręczne przeklikiwanie rejestrów szybko przestaje być realne. W Kontrolujemy wpisujesz NIP i numer rachunku na stronie głównej i po kilku sekundach masz ocenę ryzyka oraz PDF do akt zamówienia. Cały proces dla działu zakupów opisuje strona o weryfikacji kontrahenta dla działu zakupów. Dostawców, którym wpłaciłeś zaliczkę i czekasz na dostawę, dodajesz do monitoringu kontrahentów, żeby dostać alert, gdy w okresie realizacji ich status się pogorszy. Cennik jest na stronie cennik.
FAQ
Jak sprawdzić dostawcę przed wpłatą zaliczki
Sprawdź jego status czynnego podatnika VAT po NIP, zgodność rachunku z Wykazem podatników, wpis w KRS lub CEIDG oraz wpisy o likwidacji lub upadłości. Wynik zapisz z datą i godziną, najlepiej tuż przed samym przelewem.
Czy zaliczka jest bezpieczna przy nowej firmie
Jest bardziej ryzykowna, bo firma nie ma historii. Zmniejsz ryzyko, dzieląc zaliczkę na transze, obniżając pierwszą wpłatę i żądając gwarancji zwrotu przy dużej kwocie.
Co zrobić, gdy rachunek dostawcy nie jest w wykazie
Nie płać zaliczki na ten rachunek. Poproś dostawcę o podanie konta widniejącego w wykazie albo o wyjaśnienie na piśmie. Przy kwocie powyżej 15 000 zł wydatek na konto spoza wykazu nie wejdzie w pełni w koszty.
Czy mogę odzyskać zaliczkę, jeśli dostawca upadł
Możesz zgłosić wierzytelność w postępowaniu upadłościowym, ale zaspokojenie bywa niewielkie i trwa długo. Dlatego kontrola przed wpłatą jest skuteczniejsza niż dochodzenie po fakcie.